Tudo parecia colaborar para o sucesso do negócio: mercado aquecido, produção crescente e clientes satisfeitos. Mas bastou a chegada de um fiscal para o mundo desabar. O resultado da visita foi uma multa correspondente à metade do faturamento bruto do ano inteiro. Atônitos, os sócios não entendiam como aquilo podia ter acontecido. O desastre se deveu a uma confusão aparentemente pequena: durante um ano, em vez de arquivar as versões digitais das notas fiscais eletrônicas – NFe, os empresários guardaram e enviaram aos clientes apenas cópias em papel. O problema é que os impressos não têm validade. E, pela legislação, vendas com documentação irregular podem gerar multas de 50% a 100% do valor de cada transação.
A história pode parecer apenas um alerta para os riscos de desinformação sobre o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, mas aconteceu de verdade. “Com o Sped, o governo sabe todos os detalhes do negócio quase instantaneamente. Se a empresa tiver algum problema nos documentos fiscais, será autuada. É questão de tempo”. O negócio citado acima vai sobreviver, mas levará anos para se recuperar. “No novo mundo virtual, papel não vale nada para efeito de fiscalização”, os empreendimentos obrigados a emitir NFe têm de guardar os arquivos digitais XML devidamente validados, além de enviar uma cópia para o comprador.
Não é só o emissor que corre riscos — o cliente também, quando é pessoa jurídica. Ao receber sua cópia da nota fiscal eletrônica, a empresa deve certificar-se de que o documento está validado pela Secretaria de Fazenda do estado pela qual a vendedora fez a emissão. Receber mercadorias com irregularidades pode gerar multa de 35% sobre o valor.
As informações constantes na nota fiscal têm de estar 100% corretas. E é no detalhe que mora o perigo. Dependendo da versão, um documento desse tipo reúne de 200 a 300 campos. As informações devem corresponder exatamente às armazenadas nos órgãos oficiais. Uma pequena divergência, mesmo que provocada por um erro de digitação, implica multa de R$ 328,40 para cada documento.
O grande problema, entretanto, é a possibilidade de a NFe ser invalidada posteriormente. “Tenho clientes com notas autorizadas que receberam punições por irregularidade um ano depois”. Embora os governos estaduais e federal ofereçam ferramentas on-line gratuitas para emissão de NFe, o especialista aconselha os empresários a investir em sistemas próprios para automatizar a checagem e a validação das informações. “Quanto mais manual for o processo, maior a chance de haver erros”.
Empresas desinformadas também se confundem com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Muitas armazenam essa documentação por acreditar que equivale à NFe. Mas trata-se de um certificado expedido apenas para o transporte dos produtos. O DANFE só precisa ser guardado pelos empreendimentos que ainda estão fora da legislação da NFe (veja no quadro abaixo as exigências de acordo com o perfil da empresa). A multa de 100% sobre o valor da operação só ocorre se houver divergência entre as informações da nota fiscal e as do DANFE. “Em geral, nesses casos as empresas agiram de má-fé. Por exemplo: emitiram uma nota com um valor, mas enviaram o equivalente ao dobro de produtos”.
ALÉM DA NOTA FISCAL
Atualmente, 85% das empresas são obrigadas a emitir a NFe. Isso equivale a quase toda a indústria e o varejo — e independe do tamanho do negócio. Qualquer empreendimento que recolha ICMS ou impostos federais está incluído. O critério é o código de atividade – CNAE, que pode ser consultado nos portais dos órgãos estaduais ou na página especial do Ministério da Fazenda (www.nfe.fazenda.gov.br).
Outros módulos do SPED oferecem risco em caso de descumprimento de normas. O Sped contábil hoje é exigido das companhias que apuram o Imposto de Renda pelo lucro real. A partir de 2012, as empresas de lucro presumido também entram na obrigatoriedade. Quem deixar de entregar as informações paga multa de R$ 5 mil por mês e não pode participar de concursos e licitações públicas.
O SPED Fiscal é obrigatório para as empresas que recolhem ICMS ou IPI. O valor da multa é o mesmo do módulo contábil pela falha na entrega das informações.
Fonte: PEGN.
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